Pegawai Pengadilan Agama Situbondo, Hilda Wahyu Amalia, S.H., mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan di Lingkungan PPSDM POM pada Senin, 27 Oktober 2025. Kegiatan ini dilaksanakan secara daring dan diikuti oleh Hilda dari Ruang Kepaniteraan Pengadilan Agama Situbondo. Narasumber kegiatan adalah Mulkan dari Biro Umum, yang menyampaikan materi bertema “Solusi dan Strategi Peningkatan Pengelolaan Kearsipan”. Dalam pemaparannya, Mulkan menekankan pentingnya kearsipan sebagai jantung tata kelola pemerintahan. “Kearsipan bukan hanya urusan administratif, tapi cerminan profesionalitas lembaga,” ujarnya. Acara ini diikuti dengan antusias oleh para peserta dari berbagai instansi pemerintah.

Dalam paparannya, Mulkan menjelaskan bahwa langkah awal untuk memperbaiki pengelolaan arsip aktif adalah menetapkan kebijakan internal dan Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan yang tegas dan terukur. Menurutnya, tanpa adanya SOP yang jelas, kegiatan pengelolaan arsip sering kali tidak berjalan efektif dan rawan kesalahan. “SOP kearsipan menjadi pedoman agar arsip dikelola dengan tertib, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan,” tutur Mulkan. ASN, terutama yang bekerja di bidang administrasi dan kesekretariatan, harus memahami dasar hukum dan pedoman pengarsipan yang berlaku. Hal ini penting agar setiap dokumen yang dihasilkan instansi memiliki nilai guna dan dapat diakses kembali dengan mudah. Ia menambahkan bahwa pengelolaan arsip yang baik adalah bagian dari upaya mewujudkan birokrasi yang efisien dan transparan.

Lebih lanjut, Mulkan memaparkan bahwa salah satu kendala utama dalam pengelolaan arsip aktif adalah kurangnya kompetensi pegawai di bidang kearsipan. Untuk itu, diperlukan program pelatihan, workshop, dan bimbingan teknis (bimtek) yang berkelanjutan. Program tersebut bertujuan meningkatkan pemahaman dan keterampilan pengelola arsip agar mampu menjalankan tugas dengan profesional. “Kompetensi pegawai menentukan keberhasilan tata kelola arsip,” tegasnya. ASN diharapkan tidak hanya memahami teori kearsipan, tetapi juga mampu mengaplikasikannya dalam kegiatan sehari-hari. Dengan demikian, lembaga pemerintahan dapat menciptakan sistem arsip yang efektif dan berorientasi pada pelayanan publik.

Selain peningkatan kompetensi, Mulkan juga menyoroti pentingnya penataan arsip aktif yang baik berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi. Penataan ini harus mengikuti klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Melalui penerapan JRA, instansi dapat menentukan masa simpan dan nilai guna suatu dokumen secara sistematis. “Penataan arsip bukan hanya soal menyimpan dokumen, tetapi mengatur siklus hidup informasi,” jelas Mulkan. ASN dituntut untuk memahami bahwa arsip memiliki peran penting dalam mendukung pengambilan keputusan dan akuntabilitas publik. Oleh karena itu, setiap unit kerja perlu menanamkan budaya tertib arsip di lingkungannya masing-masing.